MANUAL DE PERFILES DE CLASE INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS OFICINISTA I NIVEL OCUPACIONAL Servicio/Operativas CATEGORÍA 407 ROL Secretario(a). Encargado(a) de archivo. NATURALEZA DE LA CLASE Ejecutar labores variadas y sencillas en las diversas áreas que conforman la organización, con el propósito de agilizar los procesos y brindar un servicio de calidad. REQUISITOS OBLIGATORIOS - Bachiller en Educación Media. REQUISITOS DESEABLES - Conocimiento básico en servicio al cliente. - Contar con los módulos del 01 al 09 del programa de capacitación de la Ley General de Contratación Pública, Ley N.° 9986, de la Contraloría General de la República y demás capacitaciones relacionadas con la gestión de la contratación pública, según los lineamientos definidos por la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, o bien impartidas por entidades definidas por la organización. CONOCIMIENTOS GENERALES GESTIÓN - Manejo de soluciones colaborativas y de ofimática. - Conocimientos en los sistemas propios de la gestión. - Ley N.° 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. - Ley N.° 6227, Ley General de la Administración Pública. - Ley N.° 8292, Ley General de Control Interno. SEGUROS - Seguros y Reaseguros. - Ley N.° 8653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros. - Ley N.° 8956, Ley Reguladora del Contrato de Seguros. LEGISLACIÓN - Ley N.° 9986, Contratación Pública y su reglamento. - Ley N.° 7472, Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor. - Ley N.° 8422, contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. - Ley N.° 7786, sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. - Ley N.° 9699, sobre responsabilidad de las personas jurídicas, sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos y su Reglamento. Decreto N.° 42399-MEIC-MJP. COMPETENCIAS Este puesto exige un nivel 2 de desarrollo en: Cardinales: - Orientación al cliente. - Orientación a resultados. - Contribución. - Agilidad. Específicas: - Orientación al detalle y la calidad. - Pensamiento ágil. - Enfoque hacia la mejora continua. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS - Brindar apoyo operativo en procesos administrativos y de seguros propios de su área de trabajo. - Redactar y confeccionar cartas, notas, mensajes, circulares, reportes, informes y otros documentos. - Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa diariamente a la dependencia. - Llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la jefatura y mantenerlo informado al respecto. - Brindar apoyo logístico para la realización de reuniones. - Archivar documentos variados, a fin de asegurar su adecuada manipulación, organización y custodia. - Atender al público interno o externo, vía telefónica, por correo electrónico o a través de cualquier otro medio de comunicación, velando por un servicio de calidad. - Apoyar, en caso de que le corresponda, en diversas actividades organizadas en el departamento o área de trabajo. - Registrar la información relacionada con los diferentes procesos a su cargo, en los sistemas o herramientas que correspondan y elaborar los reportes de estadísticas en la periodicidad definida. - Llevar el control operativo de diversos procesos y programas, relacionados con asuntos diversos, tales como programas de capacitación, inventarios de equipo, suministros o materiales, evaluación del servicio ofrecido, entre otros; para asegurar su confiabilidad y disponibilidad. - Le puede corresponder brindar apoyo operativo en trámites de contratación pública, en apego a lo establecido en la Ley General de Contratación Pública, su reglamento y normativa aplicable. - Enviar a las dependencias o entidades que correspondan los asuntos que previamente ha determinado la jefatura o encargado, para el trámite respectivo. - Colaborar con la jefatura o encargado en la ejecución, control y seguimiento de los asuntos propios de su actividad. - Llevar el control de los trámites y procesos propios de su rol, de manera que la información se encuentre debidamente actualizada y claramente documentada en las bases de datos disponibles. Adicionalmente, al rol de encargado(a) de archivo le corresponde: - Recibir, custodiar, clasificar, archivar y entregar documentos diversos generados en la dependencia, a fin de asegurar su adecuada manipulación, organización y custodia. - Confeccionar y rotular los expedientes que resguarden la información de los diferentes trámites que se realicen en la dependencia. - Digitalizar expedientes, cuando corresponda, y enviar las versiones en físico de estos al archivo pasivo para su resguardo. - Efectuar inventarios de artículos, materiales, equipos y mantener los controles correspondientes. RESPONSABILIDADES GENERALES - Conocer y cumplir, de forma estricta, con la normativa aplicable en la realización de sus tareas y reportar a los superiores cualquier tipo de incumplimiento; así como gestionar el riesgo de cumplimiento asociado a su puesto de trabajo. - Participar en las actividades de capacitación relacionadas con cumplimiento normativo en general, así como en todas aquellas de interés organizacional que se planifiquen. - Ejercer las demás funciones y facultades afines al puesto, en tiempo y forma, que le correspondan, de conformidad con la ley, las políticas, los reglamentos, códigos, programas, disposiciones, manuales y demás normativa aplicable. HISTORIAL DE REVISIÓN, APROBACIÓN Y DIVULGACIÓN Versión 1 | Elaborado por: ECB | Revisado por: ICH | Aprobado por: Gerencia | Oficio y fecha: G-05676-2010 (08.11.2010). Versión 2 | Elaborado por: ECB | Revisado por: ICH | Aprobado por: Gerencia | Oficio y fecha: G-02964-2015 (29.06.2015). Versión 3 | Elaborado por: MPB/DMZ | Revisado por: ECB/ICH | Aprobado por: Gerencia | Oficio y fecha: G-04178-2016 (22/11/2016). Versión 4 | Elaborado por: FTL | Revisado por: DVQ/ECB | Aprobado por: Gerencia | Oficio y fecha: G-01672-2019 (27.04.2019). Versión 5 | Elaborado por: PCA | Revisado por: MCG | Aprobado por: AAA | Oficio y fecha: Mediante Memorándum del 11.01.2022. Versión 6 | Elaborado por: PCA | Revisado por: MCG | Aprobado por: AAA | Oficio y fecha: Mediante Memorándum del 01.05.2022. Versión 7 | Elaborado por: LCR | Revisado por: PCA/MCG | Aprobado por: AAA | Oficio y fecha: Mediante Memorándum del 29.07.2022. Versión 8 | Elaborado por: PCA | Revisado por: MCG | Aprobado por: AAA | Oficio y fecha: Mediante Memorándum del 30.09.2022. Versión 9 | Elaborado por: RDA | Revisado por: MCG | Aprobado por: AAA | Oficio y fecha: Mediante Memorándum del 17.05.2023. Versión 10 | Elaborado por: VHM | Revisado por: MCG | Aprobado por: Gerencia General | Descripción: Actualización de competencias y formato | Oficio y fecha: G-01458-2024 (25.04.2024).