Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros SUBJEFE (A) DE DEPARTAMENTO NIVEL OCUPACIONAL Superior Ejecutivo CATEGORÍA 34 / 434 ROL Subjefe(a) de Departamento. NATURALEZA DE LA CLASE Administrar en coordinación con la jefatura las actividades encomendadas a la dependencia a su cargo, velando por el adecuado cumplimiento de las funciones, en apego a las políticas y procedimientos aplicables, con el fin de asegurar la excelencia en el servicio y el cumplimiento de las metas organizacionales. REQUISITOS OBLIGATORIOS - Licenciatura o grado superior en una carrera universitaria que lo faculte para el desempeño del puesto. (*) - Incorporación al colegio profesional respectivo en el grado correspondiente y al día con sus obligaciones de colegiatura. - Mínimo 42 meses de experiencia en labores afines al cargo. - Licencia de conducir B1 al día para los casos específicos que el puesto requiera, previa definición de Capital Humano. REQUISITOS DESEABLES - 24 meses de experiencia en puestos de supervisión de personal. - Conocimiento en seguros y reaseguros - Contar con el programa completo de capacitación de la Ley General de Contratación Pública, Ley No. 9986, de la Contraloría General de la República y demás capacitaciones relacionadas con la gestión de la contratación pública, según los lineamientos definidos por la Dirección de Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, o bien impartidas por entidades definidas por la organización. - Conocimiento en leyes, reglamentos, normas y lineamientos aplicables a la gestión a desarrollar. Adicionalmente para los puestos ubicados en el Departamento de Proveeduría se solicita: - Manejo de las plataformas de compras públicas SICOP (Sistema Integrado de Compras Públicas) y SIAC (Sistema Integrado de la Actividad Contractual). - Curso Código de Ética Corporativo. - Capacitación sobre la compra pública estratégica aplicable a bienes y servicios adquiridos mediante contratación pública. - Curso sobre el Plan Anual de Compras. Adicionalmente, al rol del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento se le solicita: - Conocimiento en las Normas NFPA 70, 70B. - Códigos Nacionales de infraestructuras: Código Sísmico, Código de Instalaciones Sanitarias en Edificaciones. - Normas de Habilitación Hospitalaria. - Diseño, lectura e interpretación de manuales, diagramas y planos civiles, arquitectónicos, estructurales, mecánicos y eléctricos. - Manejo de software técnico: AutoCAD, MS Project. - PMP – Project Management Professional (PMI). - Conocimientos principios de seguridad industrial, normativas ambientales y calidad. - Diseño, creación, modificación y requisitos de carteles de procesos de contratación. - Conocimiento de tramitología de permisos de construcción. - Conocimiento sobre valoración de bienes inmuebles y equipos. - Conocimiento sobre ordenamiento territorial: Reglamento de Construcciones y planes reguladores. - Conocimiento en la plataforma APC (Administrador de Proyectos de Construcción). - Conocimiento en leyes, reglamentos, normas y lineamientos aplicables a la gestión a desarrollar en materia de infraestructura, equipos, sistemas eléctricos y otros. - Conocimiento en herramientas como Power Ads. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros CONOCIMIENTOS GENERALES Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros COMPETENCIAS Este puesto exige un nivel 2 de desarrollo en: RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS − Coadministrar las actividades de la dependencia a su cargo, de forma que permita asegurar el cumplimiento de las acciones encomendadas, con base en la reglamentación y procedimientos establecidos. − Coadyuvar en el establecimiento de los objetivos, metas y planes de acción del proceso a su cargo, así como las estrategias para su cumplimiento, alineados a los objetivos estratégicos organizacionales. − Ejercer supervisión sobre el equipo de trabajo asignado; coordinando, delegando y controlando la correcta ejecución de las labores técnicas y administrativas del personal a su cargo, a fin de garantizar su eficaz y eficiente cumplimiento. − Planificar, promover y evaluar el desarrollo y crecimiento del personal a su cargo, con el fin de asegurarle el conocimiento técnico y desarrollo competencial requeridos. − Velar por la creación, actualización y el cumplimiento de procedimientos, políticas, manuales, formularios, indicadores de gestión y productividad, Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros entre otros; de los procesos a su cargo, − Preparar, revisar y presentar informes variados-de forma oportuna y con elevados estándares de calidad- para la Administración, superior inmediato u otras áreas, con el fin de mantenerlos informados y rendir cuentas de los procesos, proyectos y resultados de la dependencia a su cargo. − Supervisar la producción y las estadísticas de la dependencia a su cargo, así como el cumplimiento de los cronogramas de actividades y los plazos de entrega de informes. − Formular y controlar el Plan Anual Operativo y de Presupuesto de los procesos a su cargo, de manera ágil y oportuna, con el propósito de asegurar el mejor desarrollo de las operaciones organizacionales. − Coadyuvar en la dirección y autorización de los procesos relacionados con el trámite de contratación pública, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública y la normativa aplicable, de conformidad con los bienes y/o servicios a contratar, con el fin de lograr la mayor calidad, eficiencia y eficacia en las actividades de la dependencia a cargo. − Formular y desarrollar los proyectos o procesos en el área de su especialidad, así como, administrar los recursos asignados a la obra y verificar los resultados finales. − Asesorar técnicamente y recomendar al superior inmediato, u otras instancias sobre estrategias a implementar, de acuerdo con el plan de negocios, objetivos, metas y demás indicadores establecidos; así como en diversos temas relacionados con la dependencia a su cargo. − Realizar el control diario del efectivo, coordinando las fechas de pago y velando por el cumplimiento de los plazos establecidos. Adicionalmente, al rol del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento se le solicita: − Coadministrar de forma técnica los procesos para la conservación de los bienes muebles e inmuebles, equipos y edificios de la organización, así como los procesos relacionados la atención de nuevas necesidades de infraestructura, para el Grupo I.N.S. − Garantizar el alineamiento estratégico de los planes de trabajo del departamento para optimizar la infraestructura enfocada en la mejora de la experiencia. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros − Asesorar para el establecimiento el marco de orientación técnica para el programa de mantenimiento (preventivo, correctivo y predictivo), los proyectos de construcción y/o remodelación para el Grupo INS. − Coadyuvar en la formulación, aprobación y cumplimiento del plan de trabajo del Departamento considerando el Plan de Construcciones, Plan Anual de Compras y Plan de Adquisiciones según los plazos, periodos y requerimientos técnicos establecidos en la normativa aplicable interna y externa. − Colaborar en la formulación, planificación y aprobación del Plan Anual de Construcciones y los proyectos de construcción y/o remodelación que lo conforman. − Colaborar en la formulación, planificación y ejecución de los contratos de bienes y servicios establecidos en el Plan Anual de Compras. − Asesorar sobre los requerimientos técnicos a incluir dentro del Plan de Adquisiciones para poder garantizar el mantenimiento de la infraestructura y/o ejecución de proyecto de construcción. − Efectuar la planificación estratégica del presupuesto de construcciones y su correspondiente presentación en los diferentes órganos colegiados para su respectiva aprobación y ejecución. − Coadministrar el mantenimiento permanente en operación a las edificaciones de los Centros de Datos según las normas internacionales. − Velar por la gestión de partes interesadas en el programa de mantenimiento, proyectos de construcción y/o remodelación. RESPONSABILIDADES GENERALES − Definir, diseñar e implementar los controles de los procesos a su cargo, de manera que todas las gestiones se encuentren claramente documentadas en las bases de datos disponibles, a fin de asegurar la confiabilidad de la información. − Conocer y cumplir -de forma estricta- con la normativa aplicable en la realización de sus tareas y reportar a los superiores cualquier tipo de incumplimiento; así como, gestionar el riesgo de cumplimiento asociado a su Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros puesto de trabajo. − Participar en las actividades de capacitación relacionadas con cumplimiento normativo en general, así como en todas aquellas de interés organizacional que se planifiquen. − Participar activamente en los proyectos de mejora de los procesos a su cargo, establecidos por la organización. − Impulsar la visión transversal de los procesos a su cargo, promoviendo esfuerzos de mejora continua y la optimización de los procesos involucrados, a fin de enfrentar con eficiencia los nuevos retos del mercado y alcanzar los objetivos organizacionales, así como vigilar su cumplimiento. − Identificar, evaluar, controlar y proponer mejoras en los procesos a su cargo, partiendo de las variables críticas de calidad encontradas en éste, valorando las necesidades de los clientes y su proceso de salida. − Establecer, mantener y controlar un registro de la demanda y tiempos de procesamiento para los procesos sustantivos, en cada estación de trabajo de su área a cargo. − Analizar y comunicar previamente los efectos que tendrían los cambios propuestos en los procesos a su cargo, sobre los otros procesos de la organización. − Analizar y determinar los aspectos (técnicos, financieros, operativos, estratégicos, informáticos, entre otros), que pueden afectar su área a cargo, a fin de desarrollar planes de mitigación de los riesgos. − Velar por el cumplimiento de los indicadores de apetito de riesgo establecidos para los procesos a su cargo, así como las responsabilidades estipuladas en la Política de Gestión Integral de Riesgos y demás normativa aplicable. − Formular, delegar y supervisar el cumplimiento de las gestiones relacionadas con el cumplimiento normativo de las áreas a su cargo, así como el cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas resultantes del seguimiento y de las auditorías realizadas. − Ejercer las demás funciones y facultades afines al puesto -en tiempo y forma- que le correspondan, de conformidad con la ley, las políticas los reglamentos, códigos, programas, disposiciones, manuales y demás normativa aplicable. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros (*) Según los Lineamientos de Atracción y Promoción de la Dirección de Capital Humano. Historial de Revisión, Aprobación y Divulgación Elaborado Revisado Aprobado Descripción del Oficio y fecha: Versión: por: por: por: cambio: (rige a partir de) 1 Junta Sesión N° 9532-XII (03.06.2019) 2 SDTH SDTH Directiva SAC-00467-2019 (05.06.2019) Gerencia 3 DMU DVQ/ICH G-05096-2019 (05.12.2019) General 4 PCA MPB/ICH AAA Mediante Memorándum del 12.08.2021 5 PCA MCG AAA Mediante Memorándum del 18.03.2022 6 LCR PCA/MCG AAA Mediante Memorándum del 29.07.2022 7 PCA MCG AAA Mediante Memorándum del 27.10.2022 8 RDA MCG AAA Mediante Memorándum del 09.02.2023 Gerencia Actualización de 9 KAR MCG G-02519-2023 del 01 julio 2023. General experiencia. Actualización de Gerencia 10 VHM MCG competencias y G-01458-2024 (25.04.2024) General formato Incorporación de 11 KAR MCG TVS categoría de salario Mediante memorándum (23.07.2024) integral Incorporación de requisitos deseables y responsabilidades Mediante memorándum 12 KAR MCG TVS especificas para el (10.07.2025) Depto. De Ingn. Y Mant.