Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros PROFESIONAL ADMINISTRATIVO(A) III NIVEL OCUPACIONAL Profesional CATEGORÍA 31 / 431 ROL Coordinador(a) Especializado(a) NATURALEZA DE LA CLASE Desarrollar labores y proyectos profesionales, aplicando los conocimientos teóricos y prácticos de una especialidad profesional, asegurando la eficiente gestión de los técnicos y profesionales a su cargo, así como la buena ejecución de los procesos, para facilitar mediante su asesoramiento la toma de decisiones en los niveles jerárquicos superiores. REQUISITOS OBLIGATORIOS - Licenciatura o grado superior en una carrera universitaria que le faculte para el desempeño del puesto. (*) - Incorporado(a) al colegio profesional respectivo en el grado correspondiente y al día con sus obligaciones de colegiatura. - Mínimo 36 meses de experiencia en labores afines al cargo. - Licencia de conducir B1 al día para los roles que así lo requieran, previa validación de la Dirección de Capital Humano. Adicionalmente, a los puestos de Inteligencia del negocio se les solicita: - Experiencia comprobable en análisis de datos en empresas del sector público o privado, de los cuales debe contar como mínimo con 12 meses de experiencia demostrable, en el uso de dos de las siguientes herramientas: ▪ R ▪ Python ▪ Tableau ▪ Power BI ▪ Power Pivot ▪ Minería de datos ▪ Manejo de Cubos de BI o similares a las anteriores Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros REQUISITOS DESEABLES - Redacción de informes técnicos. - Contar con el programa completo de capacitación de la Ley General de Contratación Pública, Ley No. 9986, de la Contraloría General de la República y demás capacitaciones relacionadas con la gestión de la contratación pública, según los lineamientos definidos por la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, o bien impartidas por entidades definidas por la organización. - Conocimiento en leyes, reglamentos, normas y lineamientos aplicables a la gestión a desarrollar. - 6 meses de experiencia en manejo de personal. Adicionalmente, a los puestos del Departamento Plan Operativo y Presupuesto se les solicita: - Manejo del sistema SIFA, específicamente del Módulo de Planificación y Presupuesto - Manejo del Sistema de Gestión Institucional de Planes (SIGIP). CONOCIMIENTOS GENERALES Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros COMPETENCIAS Este puesto exige un nivel 2 de desarrollo en: RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS - Diseñar y desarrollar iniciativas y/o participar como líder técnico en proyectos cuyo alcance es organizacional y donde administra un área profesional. Es responsable por alinear su gestión con los objetivos estratégicos, el uso de los recursos y la calidad de los resultados obtenidos. - Diseñar modelos de rentabilidad esperada con base en supuestos de ventas, mortalidad, rentabilidad, caducidad del producto y gastos, así como, estimar y evaluar precios de diferentes coberturas y productos, actuales y potenciales, a partir de modelos matemático-actuariales y técnicas actuariales. - Investigar y efectuar estudios técnicos complejos, relacionados con administración y análisis de riesgos, estudios de mercado, publicidad, comercialización, inspecciones, políticas, procedimientos y otros, cuyos resultados afectan la calidad de las decisiones que se toman en áreas claves de la organización. - Asesorar técnicamente a la jefatura, Administración Superior, u otros roles -según corresponda- en temas relacionados con los procesos a su cargo. - Definir, diseñar e implementar los controles de los procesos a su cargo, de manera que todas las gestiones se encuentren claramente documentadas, a fin de asegurar la confiabilidad de la información. - Brindar soporte y atención directa en el campo de su especialidad a los clientes que así lo requieren. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Autorizar pagos de acuerdo con el monto que ha sido delegado por su jefatura, así como horas extra y vacaciones, entre otros. - Coordinar y atender necesidades y solicitudes de entidades externas diversas, para brindar o recibir información importante para la función normal del área. - Le puede corresponder, por delegación, asumir en ausencia de la Jefatura de la dependencia la dirección y coordinación de esta. - Participar en los equipos de trabajo, reuniones, talleres o cualquier actividad -interna o externa- que le sean asignadas según su competencia, o en las que determine la Administración Superior. - Asesorar y apoyar a la jefatura en la formulación, ejecución y el control del Plan Anual Operativo y de Presupuesto de la dependencia. Adicionalmente, a los roles ubicados en el Departamento de Plan Operativo y Presupuesto les corresponde: - Coordinar y asesorar a las dependencias en la formulación, del plan presupuesto según los lineamientos internos y externos. - Coordinar y elaborar los informes de ejecución, instructivos o guías de formulación, ejecución y evaluación del plan presupuesto, para las entidades externas reguladoras o entidades internas que lo requieran. - Brindar asesoría y administración a la información en el sistema SIFA, en cuanto al uso y manejo de este sistema, específicamente del Módulo de Planificación y Presupuesto y el Sistema de Gestión Institucional de Planes (SIGIP). - Coordinar las actualizaciones del catálogo de subpartidas presupuestarias, habilitaciones, autorizaciones, cuentas contables, centros de costo, reportes, transacciones y demás ajustes necesarios, en el módulo de Planificación y Presupuesto del Sistema Integrado Financiero Administrativo (SIFA), en coordinación con las dependencias responsables de cada módulo y la Dirección de Tecnologías de Información. - Coordinar el control y evaluación mensual de la ejecución del presupuesto organizacional. - Coordinar el análisis de los resultados de la evaluación del plan presupuesto del INS para brindar información integral a las entidades externas reguladoras o entidades internas que lo requieran. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Ejecutar los procesos relacionados con el trámite de contratación pública, tales como revisión de pliegos de condiciones, incorporación de criterios de compras públicas estratégicas y principios de contratación; administración y fiscalización de contratos, los cuales requieren de conocimientos especializados a nivel profesional, aprobación de solicitudes de contratación, entre otros trámites relacionados, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública, su reglamento y la normativa aplicable, con el fin de lograr la mayor calidad, eficiencia y eficacia en las actividades de la organización. Adicionalmente, a los roles ubicados en el Departamento de Gestión Financiera les corresponde: - Coordinar el proceso de requerimientos generales de la Auditoría Externa y fungir como enlace con las dependencias del INS. - Brindar control y seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Externa, y remitir los informes respectivos a la Gerencia General. - Supervisar y revisar la correcta confección del cálculo mensual de la “estimación de incobrables” de primas pendientes de cobro de los seguros del INS. - Supervisar la correcta ejecución del seguimiento de las partidas abiertas (cuentas por pagar / cuentas por cobrar) a nivel organizacional. - Definir y revisar mensualmente la muestra de las conciliaciones de cuentas institucionales para validar la correcta realización de éstas, conforme a las disposiciones financieras establecidas. - Realizar la aprobación de los planes de trabajo establecidos por las dependencias, a fin de actualizar las conciliaciones de cuentas y depuraciones de ajustes que correspondan. Adicionalmente, a los roles ubicados en Inteligencia del negocio les corresponde: - Formular, diseñar y desarrollar estudios estadísticos: experimentación, muestreo, estudios observacionales y mixtos en función de los objetivos y requerimientos de información, con fundamentos teórico-metodológicos. - Gestionar proyectos de análisis de datos que contribuyan a la toma de decisiones de la organización. - Asesorar a usuarios o clientes, de diversas disciplinas o áreas de conocimiento, en temas asociados a la utilización, interpretación y presentación de datos. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Coordinar y realizar proyecciones matemáticas sobre las diferentes variables de las líneas de seguros, para la Administración Superior. - Supervisar y ejecutar la elaboración de informes sobre los resultados del cumplimiento de las metas comerciales. - Coordinar la definición de la línea base de ingresos correspondiente a la ejecución presupuestaria. Adicionalmente, a los roles ubicados en la Dirección de Capital Humano les corresponde: - Facilitar y alinear a los ejecutivos de servicio para que obtengan información de sus clientes, la comparen y procesen con otros datos de la organización (operativos, tácticos y estratégicos), y la traduzcan en requerimientos para los diferentes procesos de la gestión de la Dirección de Capital Humano. - Desarrollar a los Ejecutivos de Servicio para que generen la mejor asesoría en materia de la gestión del talento y el fortalecimiento del liderazgo a jefaturas, así como para que apoyen la adopción de los movimientos culturales y de transformación en la organización, siendo ejemplos de ello. - Prospectar y analizar las necesidades de los clientes a fin de desarrollar en conjunto con estos, las unidades de la Dirección de Capital Humano y otras partes interesadas, tácticas o soluciones a aplicar -junto con su equipo de trabajo- en el corto o mediano plazo, así como medir su efectividad. - Diseñar soluciones de servicio presentes y futuras en materia de gestión del talento, a través del análisis de datos e implementarlas en conjunto con el equipo de la Dirección de Capital Humano. - Participar en iniciativas y/o proyectos tanto en la Dirección de Capital Humano como en otras dependencias de la organización, generando propuestas que se adapten al nuevo entorno competitivo y buscando la aplicación de mejores prácticas en la gestión del Talento Humano. - Asesorar -de forma presencial o virtual- en la gestión del talento a las dependencias asignadas, con el objetivo de establecer una rectoría en procesos que involucran a los colaboradores, en las diferentes instancias del INS. RESPONSABILIDADES GENERALES Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Preparar, revisar y presentar informes variados, de forma oportuna y con elevados estándares de calidad, para la Administración, superior inmediato u otras áreas, con el fin de mantenerlos informados y rendir cuentas de los procesos, proyectos y resultados de la dependencia a su cargo. - Establecer los objetivos, metas y planes de acción del proceso a su cargo, así como las estrategias para su cumplimiento, alineados a los objetivos estratégicos organizacionales. - Ejercer supervisión sobre el equipo de trabajo asignado; coordinando, delegando y controlando la correcta ejecución de las labores técnicas y administrativas del personal a su cargo, a fin de garantizar su eficaz y eficiente cumplimiento. - Planificar, promover y evaluar el desarrollo y crecimiento del personal a su cargo, con el fin de asegurarle el conocimiento técnico y desarrollo competencial requeridos. - Coadyuvar en la formulación, ejecución, evaluación y control del Plan Anual Operativo y de Presupuesto de los procesos a su cargo, de manera ágil y oportuna, con el propósito de asegurar el mejor desarrollo de las operaciones organizacionales. - Velar por la creación, actualización y el cumplimiento de procedimientos, manuales, formularios, metas, indicadores de gestión y productividad, entre otros; de los procesos a su cargo. - Conocer y cumplir -de forma estricta- con la normativa aplicable en la realización de sus tareas y reportar a los superiores cualquier tipo de incumplimiento; así como, gestionar el riesgo de cumplimiento asociado a su puesto de trabajo. - Participar en las actividades de capacitación relacionadas con cumplimiento normativo en general, así como en todas aquellas de interés organizacional que se planifiquen. - Velar por el cumplimiento de los indicadores de apetito de riesgo establecidos para las áreas a su cargo, así como las responsabilidades estipuladas en la Política de Gestión Integral de Riesgos y demás normativa aplicable. - Formular, delegar y supervisar el cumplimiento de las gestiones relacionadas con el cumplimiento normativo de las áreas a su cargo, así como el cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas resultantes del seguimiento y de las auditorías realizadas. - Participar activamente en los proyectos de mejora de los procesos a su cargo establecidos por la organización. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Impulsar la visión transversal de los procesos a su cargo, promoviendo esfuerzos de mejora continua y la optimización de los procesos involucrados, a fin de enfrentar con eficiencia los nuevos retos del mercado y alcanzar los objetivos organizacionales, así como vigilar su cumplimiento. - Identificar, evaluar, controlar y proponer mejoras en los procesos a su cargo, partiendo de las variables críticas de calidad encontradas en éste, valorando las necesidades de los clientes y su proceso de salida. - Establecer, mantener y controlar un registro de la demanda y tiempos de procesamiento para los procesos sustantivos, en cada estación de trabajo de su área a cargo. - Analizar y comunicar previamente los efectos que tendrían los cambios propuestos en los procesos a su cargo, sobre los otros procesos de la organización. - Analizar y determinar los aspectos (técnicos, financieros, operativos, estratégicos, informáticos, entre otros), que pueden afectar su proceso a cargo, a fin de desarrollar planes de mitigación de los riesgos. - Ejercer las demás funciones y facultades afines al puesto -en tiempo y forma- que le correspondan, de conformidad con la ley, las políticas, los reglamentos, códigos, programas, disposiciones, manuales y demás normativa aplicable. (*) Según los Lineamientos de Atracción y Promoción de la Dirección de Capital Humano. Historial de Revisión, Aprobación y Divulgación Elabor Revisad Aprobado Descripción del Oficio y fecha: Versión: ado o por: por: cambio: (rige a partir de) por: 1 Sesión N° 9532-XII (03.06.2019) 2 SDTH SDTH Junta Directiva SAC-00467-2019 (05.06.2019) DVQ/IC Gerencia G-05096-2019 (05.12.2019) 3 DMU H General Gerencia Mediante Memorándum del 4 PCA ICH General 22.02.2021 Mediante Memorándum del 5 PCA MCG AAA 05.09.2022 PCA/R MCG/IC Mediante Memorándum del 6 AAA DA H 17.05.2023 7 PCA MCG Gerencia G-02519-2023 (01/07/2023) Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros Mediante Memorándum del 8 PCA MCG AAA 25.07.2023 Mediante Memorándum del 9 PCA MCG AZS 01.12.2023 Actualización de G-01458-2024 (25.04.2024) Gerencia 10 VHM MCG competencias y General formato Incorporación de Mediante memorándum 11 KAR MCG TVS categoría de (23.07.2024) salario integral Se incorpora responsabilidad especifica con Mediante memorándum 12 KAR MCG TVS respecto al Plan (22.04.2025) Anual Operativo y de Presupuesto