Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros SUBJEFE (A) DE DEPARTAMENTO EN OPERACIONES NIVEL OCUPACIONAL Superior Ejecutivo CATEGORÍA 35 / 435 ROL Subjefe(a) NATURALEZA DE LA CLASE Participar en la administración de las actividades encomendadas al departamento a cargo dentro de la Dirección de Operaciones, velando por el adecuado cumplimiento de las funciones, en apego a las políticas y procedimientos vigentes, con el fin de asegurar la excelencia en el servicio y el cumplimiento de las metas organizacionales. REQUISITOS OBLIGATORIOS - Licenciatura en una carrera universitaria que le faculte para el desempeño del puesto. (*) - Incorporado(a) al colegio respectivo en el grado correspondiente y al día con sus obligaciones de colegiatura. - Mínimo 42 meses de experiencia en labores afines al cargo. - Licencia B1 al día. REQUISITOS DESEABLES - Contar con el programa completo de capacitación de la Ley General de Contratación Pública, Ley No. 9986, de la Contraloría General de la República y demás capacitaciones relacionadas con la gestión de la contratación pública, según los lineamientos definidos por la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, o bien impartidas por entidades definidas por la organización. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros CONOCIMIENTOS GENERALES COMPETENCIAS Este puesto exige un nivel 2 de desarrollo en: Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS - Colaborar con la Jefatura en la administración de las actividades del departamento a cargo, de forma que permita asegurar el cumplimiento de las acciones encomendadas, con base en la reglamentación y procedimientos establecidos. - Establecer y evaluar los procedimientos, políticas y sistemas de trabajo utilizados en las diferentes dependencias, entes comercializadores, entre otros, con el fin de que las gestiones se realicen con el orden y la prontitud correspondientes. - Supervisar las labores, estudios, informes técnicos – profesionales, entre otros, en el menor tiempo posible y con elevados estándares de calidad, con el fin de proveer información confiable para la toma de decisiones. - Supervisar las estadísticas y producción del Departamento, así como el cumplimiento de los cronogramas de actividades y los plazos de entrega de informes. - Formular el Plan Anual Operativo y de Presupuesto, con el propósito de asegurar el perfecto desarrollo de las operaciones Institucionales. - Dirigir y autorizar diferentes procesos del trámite de contratación pública, de manera ágil y oportuna, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública, su reglamento y normativa aplicable, con el fin de lograr la mayor calidad, eficiencia y eficacia en las actividades de la dependencia a cargo. - Formular y desarrollar de proyectos o procesos en el área de su especialidad, asimismo, administra los recursos asignados a la obra y verifica los resultados finales. - Asesorar a la Administración Superior en la implementación de mecanismos de control, confiabilidad y exactitud, que permita reducir los riesgos en materia de información, acorde con análisis previo. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Controlar de manera diario el efectivo, coordinando las fechas de pago y velando por el cumplimiento de los plazos establecidos. - Colocar, cobrar y renovar los contratos facultativos. RESPONSABILIDADES GENERALES - Ejercer supervisión sobre el equipo de trabajo asignado; coordinando, delegando y controlando la correcta ejecución de las labores técnicas y administrativas del personal a su cargo, a fin de garantizar su eficaz y eficiente cumplimiento. - Planificar, promover y evaluar el desarrollo y crecimiento del personal a su cargo, con el fin de asegurarle el conocimiento técnico y desarrollo competencial requeridos. - Velar por el cumplimiento de los indicadores de apetito de riesgo establecidos para las áreas a su cargo, así como las responsabilidades estipuladas en la Política de Gestión Integral de Riesgos y demás normativa vigente. - Formular, delegar y supervisar el cumplimiento de las gestiones de control interno de la dependencia a su cargo, así como el cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas resultantes de las evaluaciones de Control Interno y de las Auditorías realizadas. - Definir, diseñar e implementar los controles de los procesos a su cargo, de manera que todas las gestiones se encuentren claramente documentadas, a fin de asegurar la confiabilidad de la información. - Conocer y cumplir -de forma estricta- con la normativa aplicable en la realización de sus tareas y reportar a los superiores cualquier tipo de incumplimiento; así como, gestionar el riesgo de cumplimiento asociado a su puesto de trabajo. - Participar en las actividades de capacitación relacionadas con cumplimiento normativo en general, así como en todas aquellas de interés organizacional que se planifiquen. - Participar activamente en los proyectos de mejora de los procesos a su cargo, establecidos por la organización. Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros - Impulsar la visión transversal de los procesos a su cargo, promoviendo esfuerzos de mejora continua y la optimización de los procesos involucrados, a fin de enfrentar con eficiencia los nuevos retos del mercado y alcanzar los objetivos organizacionales, así como vigilar su cumplimiento. - Identificar, evaluar, controlar y proponer mejoras en los procesos a su cargo, partiendo de las variables críticas de calidad encontradas en éste, valorando las necesidades de los clientes y su proceso de salida. - Establecer, mantener y controlar un registro de la demanda y tiempos de procesamiento para los procesos sustantivos, en cada estación de trabajo de su área a cargo. - Analizar y comunicar previamente los efectos que tendrían los cambios propuestos en los procesos a su cargo, sobre los otros procesos de la organización. - Analizar y determinar los aspectos (técnicos, financieros, operativos, estratégicos, informáticos, entre otros), que pueden afectar su área a cargo, a fin de desarrollar planes de mitigación de los riesgos. - Ejercer las demás funciones y facultades afines al puesto –en tiempo y forma- que le correspondan, de conformidad con la ley, las políticas, los reglamentos, códigos, programas, disposiciones, manuales y demás normativa aplicable. (*) Según los Lineamientos de Atracción y Promoción de la Dirección de Capital Humano. Historial de Revisión, Aprobación y Divulgación Elabora Revisado Descripción del Oficio y fecha: Versión: Aprobado por: do por: por: cambio: (rige a partir de) Gerencia 1 G-05736-2010 (10.11.2010) General Sesión N° 9532-XII (03.06.2019) 2 SDTH SDTH Junta Directiva SAC-00467-2019 (05.06.2019) Gerencia G-05096-2019 (05.12.2019) 3 DMU DVQ/ICH General Mediante Memorándum del 4 RDA MCG AAA 17.05.2023 Actualización de Gerencia 5 VHM MCG competencias y G-01458-2024 (25.04.2024) General formato Manual de Perfiles de Clase Instituto Nacional de Seguros Incorporación de Mediante memorándum 6 KAR MCG TVS categoría de (23.07.2024) salario integral