TÉCNICO(A) ADMINISTRATIVO(A) I NIVEL OCUPACIONAL Técnico CATEGORÍA 19 / 419 ROL Encargado(a) de libros de actas Gestor(a) Gestor (a) Vial Revisor de conciliaciones Técnico(a) de Impuestos Técnico de Registros Contables Técnico NATURALEZA DE LA CLASE Ejecutar labores técnicas asistenciales de diversa naturaleza, acorde con las políticas, lineamientos internos y legislación nacional, con el propósito de asegurar la eficiencia, calidad y eficacia de los servicios, trámites o procesos a su cargo. REQUISITOS OBLIGATORIOS - Bachillerato en Educación Media. - Mínimo 24 meses de experiencia en labores a fines a cargo. - Licencia de conducir B1 al día para los roles que así lo requieran, previa validación de la Dirección de Capital Humano. Adicionalmente, a los puestos de la Oficialía de Cumplimiento Corporativa se les solicita: - Hoja de Delincuencia extendida por la entidad competente, no más de un mes de vigencia. Adicionalmente, a los puestos del Departamento de Gestión Cobros para la Unidad de Conciliaciones y Departamento de Contabilidad se les solicita: - Mínimo Técnico Medio Vocacional en Contabilidad. - Incorporado(a) al Colegio de Contadores Privados de Costa Rica y al día con sus obligaciones de colegiatura. Adicionalmente, al Gestor (a) Vial se le solicita: - Certificación Auditor de Normas INTE - ISO 39001. - Certificación Auditor de Normas INTE - ISO 45001. Adicionalmente, al Gestor de la Dirección de Planificación se le solicita: - 6 meses de experiencia en labores afines relacionadas con planificación, estrategia y/o presupuesto. Certificado de capacitación en Planificación Estratégica de una Institución debidamente reconocida. REQUISITOS DESEABLES - Contar con el programa completo de capacitación de la Ley General de Contratación Pública, Ley No. 9986, de la Contraloría General de la República y demás capacitaciones relacionadas con la gestión de la contratación pública, según los lineamientos definidos por la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, o bien impartidas por entidades definidas por la organización. Adicionalmente, a los técnicos del Departamento de Proveeduría se les solicita: - Manejo de las plataformas de compras públicas SICOP (Sistema Integrado de Compras Públicas) y SIAC (Sistema Integrado de la Actividad Contractual). - Curso Código de Ética Corporativo. - Curso sobre el Plan Anual de Compras. Adicionalmente, al Gestor de la Dirección de Planificación se le solicita: - Noventa y seis créditos aprobados en una carrera de las Ciencias Económicas. - Conocimiento en herramientas como Power Apps y Power BI. - Conocimiento en el Sistema de Información para la Gestión Institucional de Planes (SIGIP). - Conocimiento en el Reglamento para la Administración Integral de Planes y Presupuesto del INS. CONOCIMIENTOS GENERALES GESTIÓN - Manejo de soluciones colaborativas y de ofimática. - Conocimientos en los sistemas propios de la gestión. - Ley N°8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. - Ley N°6227, Ley General de la Administración Pública. - Ley N°8292, Ley General de Control Interno. SEGUROS - Seguros y Reaseguros - Ley N°8653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros. - Ley N°8956, Ley Reguladora del Contrato de Seguros. LEGISLACIÓN - Ley N°9986, Contratación Pública y su reglamento. - Ley N° 7472, Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor. - Ley N°8422, contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. - Ley N°7786, sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. - Ley N°9699, sobre responsabilidad de las personas jurídicas. sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos y su Reglamento. Decreto N° 42399-MEIC-MJP. - Ley N° 8968, Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales. COMPETENCIAS Este puesto exige un nivel 2 de desarrollo en: Cardinales Específicas - Orientación al detalle y la - Orientación al cliente calidad - Orientación a - Pensamiento ágil resultados - Contribución - Enfoque hacia la mejora continúa - Agilidad RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS - Ejecutar procesos variados como análisis, coordinación y/o investigaciones técnicas en diversas áreas de la administración, con base en la normativa, protocolos y política organizacional, a fin de cumplir eficientemente con las tareas y procesos encomendados. - Realizar estudios, preparar y presentar los informes técnicos o reportes correspondientes según los procesos que ejecute, con el fin de proveer información confiable para la toma de decisiones. - Verificar los requisitos y entrega de documentos para realizar oportunamente trámites organizacionales, conforme a la normativa aplicable; así como elaborar documentos variados e informes contables, refuerzos presupuestarios y otras áreas de similar naturaleza. - Coordinar con entidades internas y externas, las actividades administrativas que correspondan, a fin de asegurar el éxito y eficiencia de un proceso técnico propio de su especialidad. - Diseñar e implementar procesos de comunicación y/o mercadeo, considerando actividades publicitarias, promocionales, boletines, formularios, afiches, invitaciones, entre otros; con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de mercadeo organizacional. - Definir los diseños de trabajo, campañas publicitarias organizacionales y telemercadeo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos. - Atender de forma telefónica a clientes para evacuar sus consultas y quejas, y brindar información general sobre procesos de contratación pública (trámites de ejecución contractual, entre otros temas relacionados), seguros, cotizaciones, variaciones al contrato, emisiones, reclamos, clausulado, coberturas, requisitos, entre otros aspectos. - Ejecutar procesos relacionados con el trámite de contratación pública, tales como fiscalización de contratos y otros similares, según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública y la normativa aplicable, con el fin de lograr la mayor calidad, eficiencia y eficacia en las actividades de la organización. - Revisar los procesos de conciliación de cuentas patrimoniales y contables organizacionales, con base en la legislación y políticas aplicables, a fin de asegurar la confiabilidad de la información. - Administrar códigos internos de seguridad en áreas de acceso restringido, con el propósito de resguardar documentos y valores, a fin de mantener la seguridad interna, de conformidad con la normativa aplicable. - Resguardar documentos o valores de la organización, con el objetivo de determinar su estatus y elaborar los reportes correspondientes. - Brindar orientación en el área de su especialidad a los clientes internos y externos, con el fin de asegurar la calidad del servicio y evaluar el cumplimiento de las metas propuestas. - Asesorar y apoyar a la jefatura en la formulación, ejecución y el control del Plan Anual Operativo y de Presupuesto de la dependencia. Adicionalmente, al rol de Gestor (a) vial le corresponde: - Diseñar programas sobre prevención de riesgos viales orientados a las diferentes organizaciones públicas o privadas, a fin de fortalecer la movilidad segura y la seguridad vial de las poblaciones intervenidas. - Atender solicitudes de clientes empresariales que se encuentran bajo los regímenes de Riesgos del Trabajo, Seguro Voluntario de Automóviles y Seguro Obligatorio Automotor, para mejoramiento de los procesos relacionados con la seguridad vial, de acuerdo con la norma INTE/ISO 39001 o vigente relacionada con el tema. - Elaborar -para las organizaciones interesadas- el programa de capacitación virtual y/o presencial, sobre Movilidad Segura y Seguridad vial, de acuerdo con los factores de riesgos de las zonas a intervenir. - Analizar estadísticas relacionadas con la siniestralidad vial en Costa Rica, utilizando como fuentes información obtenida de SOA (Seguro Obligatorio Automotor) y otras fuentes oficiales de información y proponer acciones de mejora, de acuerdo con los resultados obtenidos. - Brindar capacitación a las poblaciones interesadas en temas de movilidad segura y seguridad vial orientadas a mejorar los indicadores de siniestralidad y promover una cultura de prevención. Adicionalmente, al rol de Gestor de la Dirección de Planificación le corresponde: - Apoyar el proceso de formulación, evaluación y control del Plan Anual Operativo (PAO) y del Plan Anual de Compras (PAC) de la Dirección y dependencias adscritas de manera ágil y oportuna. - Apoyar en la formulación y ejecución presupuestaria de la dirección y dependencias adscritas. - Realizar el ingreso de información en el Sistema Gestión Institucional de Planes (SIGIP) y los aplicativos requeridos, para el manejo de la información, asegurando la veracidad y calidad de la información. - Realizar el informe mensual de costeo de la dirección y las dependencias adscritas. - Apoyar en la identificación de los riesgos operativos de los procesos a cargo de la dirección en coordinación con las dependencias adscritas. - Apoyar el proceso de planificación estratégica institucional y corporativa mediante el levantamiento de información para la elaboración de indicadores, metas e informes. - Colaborar en la construcción de insumos para la planificación estratégica como metodologías, instrumentos, análisis de entorno interno y externo, entre otros. - Brindar apoyo en la formulación y evaluación de la estrategia institucional y corporativa. - Contribuir en el mantenimiento, seguimiento y control de la información de la estrategia institucional y corporativa en los diferentes sitios, aplicativos y sistemas. RESPONSABILIDADES GENERALES - Conocer y cumplir -de forma estricta- con la normativa aplicable en la realización de sus tareas y reportar a los superiores cualquier tipo de incumplimiento; así como, gestionar el riesgo de cumplimiento asociado a su puesto de trabajo. - Participar en las actividades de capacitación relacionadas con cumplimiento normativo en general, así como en todas aquellas de interés organizacional que se planifiquen. - Mantener los controles de los procesos a su cargo, de manera que todas las gestiones se encuentren claramente documentadas, a fin de asegurar la confiabilidad de la información. - Ejercer las demás funciones y facultades afines al puesto –en tiempo y forma- que le correspondan, de conformidad con la ley, las políticas, los reglamentos, códigos, programas, disposiciones, manuales y demás normativa aplicable. Historial de Revisión, Aprobación y Divulgación Oficio y fecha: Elaborado Revisado Aprobado Descripción del Versión (rige a partir por: por: por: cambio: de) Acuerdo II, Junta 1 Sesión N°8828 Directiva (26.03.2007) G-04047-2009 2 RRHH Gerencia (30/09/2009) G-03460-2017 3 DVQ ECB/ICH Gerencia (14/09/2017) G-00282-2018 4 DVQ/MPB ERC/ICH Gerencia (19/01/2018) G-01672-2019 5 FTL DVQ/ECB Gerencia (27.04.2019) Mediante 6 PCA ICH AAA Memorándum del 15.03.2021 Mediante 7 PCA MPB AAA Memorándum del 29.06.2021 Mediante 8 PCA MPB/ICH AAA Memorándum del 13.08.2021 Mediante 9 PCA MCG AAA Memorándum del 29.10.2021 Mediante 10 PCA MCG AAA Memorándum del 17.12.2021 Mediante 11 PCA MCG AAA Memorándum del 01.05.2022 Mediante 12 LCR PCA/MCG AAA Memorándum del 29.07.2022 Mediante 13 PCA MCG AAA Memorándum del 19.12.2022 Mediante 14 RDA MCG AAA Memorándum del 09.02.2023 Gerencia Actualización de G-02519-2023 15 KAR MCG General experiencia del 01. 07 2023 Mediante 16 PCA MCG AZS Memorándum del 22.11.2023 Gerencia Actualización de G-01458-2024 17 VHM MCG General competencias y (25.04.2024) formato, Se eliminar el rol de Asistente de Cumplimiento Oficialía de Cumplimiento Corporativo. Incorporación de Mediante 18 KAR MCG TVS categoría de memorándum salario integral (23.07.2024) Se actualiza redacción de requisitos obligatorios para Mediante el rol de Gestión 19 KAR MCG TVS memorándum Cobros para la (03.04.2025) Unidad de Conciliaciones y Departamento de Contabilidad Se incorpora responsabilidad especifica con Mediante 20 KAR MCG TVS respecto al memorándum Gestor de Plan (22.04.2025) Anual Operativo y de Presupuesto Se actualiza el nivel académico Mediante para el requisito 21 KAR MCG TVS memorándum obligatorio del (11.05.2025) Departamento de Gestión Cobros Se incorpora responsabilidad Mediante de contratación 22 KAR MCG TVS memorándum pública en (14.07.2025) responsabilidades específicas.