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Presentación de Planillas del Seguro de Riesgos del Trabajo

 

La presentación de planillas es un proceso obligatorio para los empleadores que cuentan con una póliza de seguro de Riesgos del Trabajo. Este proceso asegura que todos los trabajadores estén debidamente cubiertos y es el insumo necesario para calcular las primas correspondientes.

Pasos para la Inclusión Provisional

Declaración de Planilla:

El empleador debe declarar la planilla de cada período del calendario anual utilizando el formulario electrónico de “Planilla” en el sistema RT-Virtual.

Plazo para declarar las planillas:

El INS otorga un plazo de 10 días hábiles para declarar la planilla, contados a partir de la fecha de inicio del período, según el calendario anual.

Información Requerida:

La planilla debe incluir datos personales de cada trabajador, tales como nombre completo, identificación, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono, salario “mensual” devengado, horas y días trabajados, entre otros.

Consideraciones importantes

Es crucial que la información registrada sea precisa y completa para evitar inconveniente con la cobertura de los trabajadores.

Garantiza al empleador contar con información actualizada de los trabajadores activos o inactivos en la empresa, evitando cálculos erróneos en primas o liquidaciones. La presentación asegura que el patrono disponga en todo momento de una visión precisa y actualizada del personal que labora en la organización, permitiéndole identificar rápidamente las variaciones en la plantilla de colaboradores, ya sea por nuevas contrataciones, desvinculaciones u otras causas. Esto se traduce en la prevención de inconsistencias en los cálculos de las primas o liquidaciones, lo que contribuye a mantener la legalidad y transparencia en las operaciones laborales de la empresa.

Mantener actualizados los datos de los trabajadores, especialmente en casos de nuevos ingresos o salidas de personal, así como información personal del trabajador para recibir información relacionada a las coberturas provenientes del seguro de Riesgos del Trabajo.

Relacionarse con el sistema RT-Virtual para facilitar la declaración y gestión de las planillas, acorde a las necesidades del Patrono.

Métodos de presentación de planillas

Desde Formulario:

Esta opción le permite realizar el registro de su planilla desde cero, para incluir los datos de cada colaborador a reportar.

Ultima planilla:

Esta opción carga el detalle de los trabajadores registrados en el último período presentado en el sistema RT Virtual, incluyendo los datos de la planilla mensual, planillas adicionales y planilla de inclusión.

Reportar sin trabajadores:

Esta opción permite reportar sin trabajadores asegurados y cumplir con la obligación de presentar planillas aun cuando no ha tenido actividad laboral durante el período a reportar.

API de presentación de planilla:

Es un método que permite la comunicación directa entre su sistema de administración de planillas y RT Virtual.

Reglas de validación del sistema en el reporte de planillas

Para reportar los días y horas, de acuerdo con las jornadas en el proceso de presentación de planillas:

Validación en días: 

  • Mínimo días = 1
  • Máximo días = 31 (acorde al mes de presentación

Validación en horas:

  • Mínimo horas = 1
  • Máximo horas = 372

Validación en días: 

  • Mínimo días = 1
  • Máximo días = 31 (acorde al mes de presentación

Validación en horas:

  • Mínimo horas = 1
  • Máximo horas = 120

Validación en días: 

  • Mínimo días = 1
  • Máximo días = 10

Validación en horas:

  • Mínimo horas = 1
  • Máximo horas = 372

Validación en días

  • Mínimo días = 1
  • Máximo días = 31

Validación en horas:

  • Mínimo horas = 1
  • Máximo horas = 103

Solo se permite con observaciones de incapacidades y licencias.

  • Días= 0 | Horas= 0 | Salario= 0

  • Correo electrónico: Máximo 40 caracteres.
  • Teléfono: Solo se permite 8 caracteres numéricos.
  • Se reporta el salario, los días y las horas que devengó la persona trabajadora en el periodo a reportar.

La presentación de planillas del seguro de riesgos del trabajo es un proceso crucial que requiere precisión y puntualidad por parte de los empleadores. Asegurarse de que la información de los trabajadores esté completa y actualizada no solo facilita el cálculo correcto de las primas, sino que también garantiza que todos los empleados estén debidamente cubiertos en caso de accidentes o enfermedades laborales. El uso del sistema RT-Virtual del INS para la declaración de planillas simplifica este proceso y ayuda a evitar errores. Cumplir con estos requisitos no solo es una obligación legal, sino también una muestra del compromiso del empleador con la seguridad y el bienestar de su personal.

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